Mapping templates en regels

Een mapping template bevat regels die bepalen welke categorieën, zoals grootboekrekening of kostenplaats, een factuurregel krijgt. Je koppelt een mapping template aan een relatie. Bij elke nieuwe factuur van die relatie past Invoyz de regels toe.

Een mapping template maken#

1. Ga naar Mapping templates en klik op de plusknop.
2. Vul de Naam in en kies een administratie of een administratiegroep. Later kun je een template ook omzetten naar een globale template voor alle administraties met Converteren naar globale mapping template.
3. Kies bij Standaard selectie de categorieën voor regels waarop geen andere regel van toepassing is.
4. Kies eventueel Automatisch goedkeuren en Groeperen. Met Groeperen worden regels met dezelfde categorieën samengevoegd; bij Omschrijving gegroepeerde regels kies je welke omschrijving de samengevoegde regel krijgt.
5. Vul eventueel bij Instructies in hoe bepaalde soorten regels geboekt moeten worden, bijvoorbeeld "Alcohol altijd op 4010 boeken". Dit wordt gebruikt bij het voorstellen van regels.
6. Klik op Aanmaken.

Geldt de template voor meerdere administraties, dan kun je bij Administratiespecifieke standaarden per administratie een andere standaardselectie instellen.

Regels toevoegen#

1. Open de mapping template en klik op Mapping template regel toevoegen.
2. Voeg met Filter toevoegen een of meer voorwaarden toe: kies een Veld (zoals Beschrijving, Artikelcode of Btw-percentage), een Voorwaarde (Bevat, Gelijk aan, Groter dan of Kleiner dan) en de Match tekst.
3. Kies de categorieën die een regel krijgt als de voorwaarden kloppen.
4. Vink eventueel Prioriteit (altijd bovenaan) aan.
5. Sla de regel op.

Veel regels tegelijk toevoegen kan met Importeren vanuit een CSV- of XLSX-bestand. Via Voorbeeldbestand download je een voorbeeld.

Filteren op eigenschappen#

Naast vaste velden zoals Beschrijving en Artikelcode kun je filteren op eigenschappen die Invoyz van de factuur leest. Kies je bij Veld een van deze twee, dan vul je twee waarden in: bij Match veld de naam van de eigenschap (hoofdletters maken niet uit) en bij Match tekst de waarde.

• Eigenschappen: een eigenschap van de factuurregel, bijvoorbeeld een kostenplaats- of projectnummer per regel.
• Documenteigenschappen: een eigenschap van de hele factuur. De regel geldt dan voor alle factuurregels van die factuur.

Wanneer zijn eigenschappen beschikbaar?#

• UBL-facturen: Eigenschappen zijn de artikeleigenschappen die de leverancier per regel in het UBL-bestand meestuurt (AdditionalItemProperty), met de naam zoals die in het bestand staat. Invoyz leest ze automatisch. Documenteigenschappen zijn bij UBL-facturen niet beschikbaar.
• PDF-facturen: Eigenschappen per regel leest Invoyz alleen als we dat voor de leverancier hebben ingesteld, bijvoorbeeld cost-center voor een kostenplaatsnummer dat per regel op de factuur staat. Neem hiervoor contact op met support. Als documenteigenschap is InvoicePeriod beschikbaar: de factuurperiode als die op de factuur staat, bijvoorbeeld 01-08-2026 t/m 31-08-2026.

Voorbeeld: Veld Eigenschappen, Voorwaarde Gelijk aan, Match veld cost-center, Match tekst 5064. Weet je niet welke naam een eigenschap heeft, vraag het dan aan support.

Een categorie per regel opzoeken#

In plaats van een vaste optie kun je in een categorieveld van een regel of de Standaard selectie een dynamische waarde typen. Invoyz zoekt dan per factuurregel de optie op waarvan de code gelijk is aan die waarde. In het veld staat de waarde met het label Dynamisch.

• $ArticleCode: de artikelcode van de factuurregel.
• $Properties[naam]: een regeleigenschap, bijvoorbeeld $Properties[cost-center] voor een kostenplaatsnummer dat per regel op de factuur staat. Welke regeleigenschappen Invoyz uit de facturen van een leverancier haalt, stellen we voor je in; neem daarvoor contact op met support.

Staat er geen waarde op de regel of bestaat er geen optie met die code, dan krijgt de regel de standaardselectie.

Template aan een relatie koppelen#

Open de relatie, ga naar het tabblad Verwerking en kies bij Mapping templates de template. Op een factuur zie je per regel bij Toegepaste regel welke regel is gebruikt, of Standaardregel als de standaardselectie is toegepast.