Een documentbron koppelen

Met een documentbron haalt Invoyz facturen zelf op. Je kunt kiezen uit Microsoft 365 / Outlook, Google Workspace / Gmail, OneDrive, Google Drive, IMAP (overig) en Peppol.

Een bron koppelen#

1. Ga naar Instellingen > Documentbronnen, of open een administratie en ga naar het tabblad Documentbronnen.
2. Klik op Bron koppelen.
3. Kies bij Type de soort bron en geef de bron een Naam, bijvoorbeeld Inkoop mailbox.
4. Kies de Administratie waarvoor de facturen zijn, als die nog niet is ingevuld.
5. Kies eventueel bij Uitlezen vanaf een eerdere datum om oudere e-mails ook te verwerken.
6. Klik op de koppelknop en log in bij de aanbieder, of vul bij IMAP de servergegevens in.
7. Kies de map die Invoyz moet uitlezen en klik op Opslaan.

Per type#

• Microsoft 365 / Outlook: je logt in met het account van de mailbox en geeft Invoyz alleen leesrechten. Vul bij Gedeeld postvak een adres in om een gedeeld postvak uit te lezen. Zie je 'Beheerdersgoedkeuring vereist'? Stuur dan de beheerderslink naar je Microsoft-beheerder en probeer het daarna opnieuw.
• Microsoft 365 / Outlook zonder login: kies bij Toegang de optie Zonder login (app-toegang, ingesteld door de beheerder). Er logt dan niemand in en Invoyz kan alleen het ene postvak lezen dat de beheerder vrijgeeft. Vul de Microsoft 365-tenant en het Postvak in. De Microsoft-beheerder voert eenmalig het script uit dat Invoyz toont. Daarna duurt het vaak 1 à 2 uur voordat je kunt koppelen.
• Google Workspace / Gmail: je logt in met het Google-account van de mailbox en geeft Invoyz alleen leesrechten. Toont Google een melding over een niet-geverifieerde app, kies dan 'Geavanceerd' en 'Doorgaan'.
• IMAP (overig): vul IMAP-server, Poort, Gebruikersnaam en Wachtwoord in. Gebruik bij voorkeur een app-wachtwoord. Standaard is dat poort 993 met SSL/TLS.
• OneDrive en Google Drive: pdf-, xml- en zip-bestanden in de gekozen map worden verwerkt. Een pdf en xml met dezelfde naam worden samen als één factuur ingelezen. Bestanden worden nooit verplaatst of verwijderd.
• Peppol: registreer de administratie op het Peppol-netwerk. Zie het artikel over Peppol activeren.

Bij mailboxen worden alleen e-mails met bijlagen in de gekozen map verwerkt. Invoyz wijzigt of verwijdert niets in de mailbox.

Alleen facturen verwerken#

Komen er via de bron ook andere e-mails binnen, zoals vragen, betaalverzoeken of herinneringen? Stel dan in welke documenten verwerkt worden. Dit werkt voor bronnen die naar de Centrale mailbox gaan.

1. Ga naar Instellingen > Centrale mailbox.
2. Kies bij Toegestane documenttypes bijvoorbeeld Factuur en Creditnota.
3. Kies eventueel ook Toegestane categorieën en sla op.

Andere documenten worden genegeerd: er wordt geen document aangemaakt en ze worden niet doorgestuurd. Laat je een veld leeg, dan staat er Alles toegestaan en wordt alles verwerkt.

Een bron beheren#

Open een bron om te zien wanneer die Laatst gecontroleerd is en welke Controles zijn uitgevoerd. Klik op Nu controleren om direct op nieuwe documenten te controleren. Met Controle-interval stel je in hoe vaak Invoyz de bron controleert.