Met een workflow bepaal je wie facturen moet autoriseren en in welke volgorde. Een workflow heeft een fase, een bereik en een of meer stappen met een gebruiker.
Een workflow maken
- Ga naar Autorisatie en open het tabblad Workflows.
- Klik op Workflow toevoegen.
- Vul de Naam in.
- Kies de Fase (zie hieronder).
- Kies het Bereik: Voor hele account of Specifieke administraties. Bij specifieke administraties kies je daarna de administraties.
- Kies de Uitvoering: Opvolgend (stap 2 wacht totdat stap 1 heeft geautoriseerd) of Parallel (alle stappen zijn tegelijk actief).
- Voeg bij Stappen per stap een gebruiker toe. Sleep stappen om de volgorde te wijzigen.
- Zet de workflow op Actief en klik op Opslaan.
Fasen
- Goedkeuren van factuur: de factuur moet geautoriseerd worden voordat een gebruiker hem kan goedkeuren en boeken.
- Goedkeuren boekingschema: de autorisatie start nadat de factuur is goedgekeurd, voordat hij naar e-mail of het boekhoudsysteem gaat.
- Goedkeuren betaling: de factuur wordt direct geboekt, maar komt pas in de betaalbatch nadat de betaling is geautoriseerd. Werkt met Twinfield, Exact Online en Odoo (vanaf versie 18).
Bij Goedkeuren betaling staat de factuur tot de autorisatie in het boekhoudsysteem op niet betalen: in Twinfield met Niet in betaalrun, in Exact Online met betaalwijze Contant en in Odoo als geblokkeerd voor betaling. Na de autorisatie zet Invoyz dit terug. Wijs je de betaling af, dan blijft de factuur buiten de betaalbatch.
Criteria per stap
Een stap met criteria wordt alleen actief voor facturen die daaraan voldoen; een stap zonder criteria geldt altijd. Klik bij een stap op Criterium toevoegen en kies een veld, bijvoorbeeld Relatie, Totaalbedrag incl. btw, Grootboek of Kostenplaats, met een voorwaarde en waarde. Bij Voldoet aan kies je of alle criteria of één van de criteria moeten kloppen.
Bijgewerkt op 12 november 2026